¿Qué dice la nueva ley de fichaje digital 2026?
El Gobierno ha aprobado una reforma del registro horario que endurece significativamente las obligaciones de las empresas. A partir de 2026, el registro de jornada debe ser digital, accesible en tiempo real por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), e interoperable con los sistemas de la administración.
Esta reforma actualiza el Real Decreto-ley 8/2019, que ya obligaba a todas las empresas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. La diferencia fundamental es que ahora no vale un Excel ni un papel firmado: el sistema debe ser digital, inmutable y auditable.
¿A quién afecta?
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño o sector. Da igual que tengas 2 empleados o 200: la obligación es universal.
Los sectores más afectados por la transición serán aquellos que aún usan métodos manuales:
- Hostelería: restaurantes, bares y hoteles con turnos rotativos y personal eventual
- Comercio: tiendas con horarios partidos y empleados a tiempo parcial
- Construcción: obras con personal desplazado y subcontratas
- Oficinas: empresas de servicios con teletrabajo y jornada flexible
¿Qué requisitos debe cumplir el sistema de fichaje?
La nueva normativa establece requisitos técnicos claros:
- Digital: no se aceptan registros en papel ni hojas de cálculo
- Inmutable: los registros no pueden modificarse una vez creados
- Interoperable: el sistema debe poder enviar datos a la ITSS en formato estándar
- Accesible: la Inspección puede acceder en tiempo real, sin previo aviso
- Conservación: los registros deben guardarse durante 4 años
¿Cuáles son las sanciones?
Las multas se han incrementado considerablemente:
- Leve (registro incompleto): de 751 € a 7.500 €
- Grave (ausencia de registro): de 7.501 € a 225.018 €
- Muy grave (manipulación de registros): de 225.019 € a 1.000.000 €
Importante: las sanciones se aplican por cada trabajador afectado, no por empresa. Una PYME con 10 empleados sin registrar podría enfrentarse a multas de más de 75.000 €.
¿Cómo cumplir con la nueva ley?
La solución más sencilla es adoptar un software de control horario que cumpla todos los requisitos técnicos desde el primer día. Nexisra Fichaje cumple la normativa actual y está preparado para la ley 2026:
- Registro digital con fichaje web, PIN y QR
- Inmutabilidad garantizada con hash SHA-256 en cada fichaje
- Exportación en formato estándar para la ITSS
- Conservación ilimitada de registros históricos
- Desde 9,99 €/mes para hasta 10 empleados
¿Cuándo entra en vigor?
La ley se aprobó en 2025 con un periodo transitorio. Las empresas tienen hasta finales de 2026 para adaptar sus sistemas. Sin embargo, la ITSS ya está intensificando las inspecciones, por lo que cuanto antes te adaptes, menor riesgo de sanción.
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