Fichaje para autónomos con empleados: obligaciones 2026 y solución sencilla

Si eres autónomo y tienes al menos un empleado a tu cargo, estás obligado por ley a registrar la jornada laboral de toda tu plantilla, aunque tú, como trabajador por cuenta propia, no tengas que fichar.

Es una de las confusiones más habituales que me encuentro cuando hablo con autónomos que acaban de contratar a su primera persona. La normativa de registro horario no mira si el negocio es grande o pequeño, ni si quien contrata es una multinacional o un autónomo con una peluquería. Mira una sola cosa: si existe una relación laboral por cuenta ajena. Vamos a aclarar exactamente qué te toca hacer en 2026 y cómo resolverlo sin complicarte la vida ni el presupuesto.

El autónomo sin empleados no ficha (y por qué)

Empecemos por lo básico. Si trabajas solo, sin nadie contratado, no tienes obligación de registrar tu jornada. El motivo es sencillo: la obligación de registro horario nace del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y el Estatuto regula el trabajo por cuenta ajena. Tú, como autónomo, eres trabajador por cuenta propia. No tienes un empresario que controle tu tiempo ni un salario sujeto a jornada.

Dicho de otro modo: nadie ficha su propia jornada cuando es su propio jefe. Ni el fontanero autónomo, ni la diseñadora freelance, ni el consultor que factura por proyectos. Esto incluye también a los autónomos societarios y a los administradores de sociedades que no tengan contrato laboral con la empresa.

El autónomo CON empleados SÍ debe registrar la jornada de su plantilla

Aquí cambia todo. En el momento en que contratas a una sola persona por cuenta ajena, te conviertes en empleador a todos los efectos. Y como empleador, la ley te obliga a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada uno.

No hay un umbral mínimo de plantilla. No existe eso de «como solo tengo dos empleados, no me aplica». La obligación es idéntica para quien tiene 2 personas que para quien tiene 200. En concreto, debes cumplir estos requisitos:

• Registrar la hora de entrada y de salida de cada empleado, cada día que trabaje.
• Conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Garantizar que el registro sea fiable, objetivo y no manipulable a posteriori.
• Reflejar también, si las hay, las horas extraordinarias realizadas.

Tú, como autónomo titular del negocio, sigues sin fichar tu propia jornada. Fichan tus empleados. Tú eres quien tiene que poner los medios para que ese registro exista y se conserve. Puedes profundizar en el detalle normativo en nuestra guía sobre el control horario obligatorio.

Becarios y prácticas: depende de la relación

Esta es la zona gris que más dudas genera. La respuesta corta es: depende del tipo de relación que tengas con esa persona.

• Prácticas curriculares o extracurriculares con convenio universitario o de FP (formación en centros de trabajo): en general no constituyen relación laboral, sino formativa. El registro horario del Estatuto no les aplica de forma directa, aunque el propio convenio de prácticas suele exigir un control de asistencia y de horas realizadas.
• Contrato de formación en alternancia o contrato formativo para la obtención de práctica profesional: aquí sí hay relación laboral. El becario es trabajador por cuenta ajena y debe fichar como cualquier otro empleado.

Mi recomendación práctica, después de ver muchos casos en Inspección: ante la duda, registra la jornada igualmente. Tener el fichaje de un becario de prácticas curriculares no te perjudica en nada y, si la relación se reclasifica como laboral, te cubre. Lo contrario —no tener registro de alguien que resulta ser trabajador— sí puede costarte caro.

¿Cuánto cuesta cumplir con una plantilla pequeña?

La buena noticia para el autónomo con 2, 3 o 5 empleados es que cumplir la ley hoy es barato. Se acabaron las hojas de Excel firmadas a mano que la Inspección ya no acepta como registro fiable, y no necesitas un sistema carísimo pensado para grandes empresas.

Con software de control horario como Nexisra Fichaje, el coste para una plantilla pequeña es mínimo. Nuestro plan pensado justo para este caso funciona así:

La cuenta sale sola: menos de 10 euros al mes frente a sanciones que se calculan por cada trabajador afectado. Para un negocio con 4 empleados, una infracción grave podría multiplicarse por cuatro. El coste de cumplir es una fracción diminuta del riesgo de no hacerlo.

Cómo empezar a fichar en un negocio pequeño

Montar el registro horario en una PYME o un negocio de autónomo no debería llevarte más de una tarde. Este es el camino que recomiendo:

1. Elige el método de fichaje que encaje con tu negocio. Nexisra permite fichar desde el navegador web, con un PIN en una tablet compartida en el mostrador, o mediante código QR. Para un bar, una tienda o un taller, la tablet con PIN en la entrada suele ser lo más cómodo.
2. Da de alta a tus empleados. Introduces sus datos una vez y quedan listos para fichar. Con el plan Starter puedes tener hasta 10 personas sin coste adicional.
3. Explica el sistema a tu equipo. Un fichaje al entrar, otro al salir, y las pausas si tu convenio las exige. En una mañana lo tienen interiorizado.
4. Olvídate del papeleo. El sistema guarda cada registro automáticamente y lo conserva los 4 años que marca la ley. Si trabajas en un local con mala cobertura, la app funciona en modo offline (PWA) y sincroniza los fichajes cuando vuelve la conexión.

Una ventaja técnica que en Nexisra cuidamos especialmente: cada fichaje se sella con un hash SHA-256 y el registro es INSERT-only, es decir, no se puede modificar ni borrar un fichaje una vez creado. Esto es precisamente lo que la normativa entiende por registro «fiable y no manipulable», y es lo que marca la diferencia frente a un Excel.

Qué pasa si viene la Inspección de Trabajo

La Inspección puede presentarse en tu negocio sin previo aviso y pedirte los registros de jornada en ese mismo momento. Lo que valoran es que puedas mostrar de forma inmediata el horario de cada trabajador, día a día, de los últimos años.

Si tienes todo en papel disperso o en hojas de cálculo, esto se convierte en un problema. Con Nexisra Fichaje dispones de un portal de inspección: un acceso desde el que el inspector puede consultar directamente los registros, ordenados y verificables mediante su hash. Enseñas la pantalla y listo.

Las consecuencias de no tener el registro en regla son serias. La falta de registro de jornada se considera una infracción grave en materia de relaciones laborales, con sanciones que, como veíamos, pueden llegar a 7.500 € por cada trabajador afectado. A eso se suma que, sin registro, es mucho más difícil defenderte ante reclamaciones de horas extra no pagadas.

La normativa además se ha endurecido de cara a 2026 con la digitalización obligatoria del registro; te lo contamos en detalle en nuestro artículo sobre la ley del fichaje digital 2026.

En resumen

Ser autónomo no te exime de nada en cuanto tienes gente contratada: tú no fichas, pero tu plantilla sí, sin importar que sean dos personas o veinte. Los becarios dependen de si su relación es formativa o laboral, y ante la duda conviene registrarlos. Cumplir cuesta menos de 10 euros al mes, mientras que no hacerlo puede costarte miles por trabajador. Empezar es cuestión de una tarde, y con las herramientas adecuadas —fichaje sencillo, registro inalterable y portal de inspección— te quitas el problema de encima y te concentras en lo que de verdad importa: tu negocio.

Mandy Cortés, Fundadora & CTO de Nexisra. Desde Málaga desarrollamos software español de control horario pensado para PYMEs y autónomos con plantilla, con el foco en que cumplir la ley sea rápido, barato y a prueba de inspecciones.