Cuándo entra en vigor la nueva ley de fichaje digital?

La entrada en vigor se espera durante el primer semestre de 2026, con un plazo de adaptación de 20 días naturales desde su publicación en el BOE. A marzo de 2026, el texto está en fase final de tramitación.

Puedo seguir usando Excel para el registro horario?

No. La nueva normativa inválida de forma explícita los registros en papel, hojas de cálculo y cualquier formato editable. Solo se aceptan sistemás digitales que garanticen inmutabilidad y trazabilidad.

Cuánto puede costarle a mi empresa no cumplir?

Las multas van desde 70 EUR (infraccion leve) hasta 225.018 EUR (infraccion muy grave). Se aplican por cada trabajador afectado y por centro de trabajo. Una pyme con 15 empleados sin sistema de fichaje podría enfrentarse a sanciónes superiores a 45.000 EUR.

Los autónomos sin empleados tienen que fichar?

No. La obligación afecta a todas las empresas y autónomos que tengan al menos un trabajador por cuenta ajena, incluyendo becarios. Los autónomos sin personal contratado están exentos.

Qué pasa con el fichaje biométrico (huella, reconocimiento facial)?

El uso de biometría queda restringido por el RGPD. La normativa favorece metodos como PIN, QR, tarjeta NFC o credenciales digitales. Si usas biometría, necesitas una justificacion proporciónal documentada y cumplir estrictamente con la normativa de protección de datos.

Qué requisitos técnicos debe cumplir mi sistema de fichaje?

El sistema debe ser digital, registrar en tiempo real, garantizar inmutabilidad con trazabilidad de cambios, permitir acceso remoto a la Inspección de Trabajo, conservar datos 4 años mínimo en servidores de la UE, y ofrecer autenticación individual de cada trabajador.

La Inspección de Trabajo puede acceder a mis registros sin avisarme?

Si. La nueva normativa establece que la Inspección podrá solicitar los registros de forma remota e inmedíata, sin necesidad de desplazarse al centro de trabajo. Tu sistema debe estar preparado para generar y enviar informes en cualquier momento.

2 de marzo de 20261 min

Normativa 2026

Ley de Fichaje Digital 2026: Todo lo que Cambia y Cómo Prepararte

El registro horario en papel y Excel tiene los días contados. La nueva normativa exige sistemás digitales, inmutables y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo. Las multas alcanzan los 10.000 euros por trabajador. Te explicamos qué dice la ley, qué requisitos técnicos pide y cómo cumplir sin complicaciones.

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Mandy Cortés

Fundadora & CTO

Fundadora de Nexisra (Sphyrna Solutions S.L.) en Málaga. Especializada en infraestructura gestionada, desarrollo web y software empresarial para PYMES en toda España.

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