Multas por No Fichar: Sanciones Actualizadas 2026

No llevar un registro de jornada válido es una infracción grave en materia laboral que la Inspección de Trabajo puede sancionar con multas de hasta 7.500 € por cada trabajador afectado, no por empresa: en una plantilla de 20 personas sin control horario, la exposición económica real supera los 100.000 €.

Desde que entró en vigor la obligación de registro diario de jornada, muchas pymes siguen creyendo que la multa es una cantidad fija y asumible. Es un error caro. En esta guía, como fundadora de un software de fichaje que instala registros horarios en pymes españolas cada semana, te explico el régimen sancionador real, los tramos exactos y por qué el verdadero riesgo económico casi nunca es la multa en sí, sino lo que ocurre después en el juzgado de lo social.

El marco legal: por qué no fichar es una infracción grave

El control horario dejó de ser una recomendación para convertirse en obligación legal con el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La norma obliga a toda empresa a garantizar el registro diario de jornada, incluyendo hora de inicio y de finalización, y a conservar esos registros durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El incumplimiento no se sanciona a través del Estatuto, sino de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000. Su artículo 7.5 califica como infracción grave "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y, en general, el tiempo de trabajo". No registrar la jornada encaja de lleno en este supuesto.

Conviene aclarar una confusión frecuente: las cifras de 50.000 € o 150.000 € que circulan por internet corresponden al régimen sancionador de VeriFactu y la facturación electrónica, que nada tienen que ver con el control horario. Mezclar ambos regímenes lleva a decisiones equivocadas. En control horario, el techo sancionador por infracción grave es muy distinto, y es el que detallo a continuación.

Importe de las multas por no fichar en 2026

Las infracciones graves de la LISOS se sancionan en tres grados —mínimo, medio y máximo— y, dentro de cada uno, en dos subtramos. La clave que casi nadie interioriza es que la multa se aplica por cada trabajador afectado por el incumplimiento, de modo que el importe se multiplica por el tamaño de la plantilla implicada.

El grado concreto en el que se sitúa cada expediente no es arbitrario: la Inspección lo gradúa según criterios legales que enseguida veremos. Lo importante es entender la escala del problema. Una microempresa de 8 personas con un incumplimiento en tramo mínimo se expone a una sanción que puede rondar los 6.000 € en conjunto; una pyme de 40 trabajadores en un tramo medio-alto puede superar con facilidad los 100.000 €. La multa "de 625 €" que muchos empresarios tienen en mente simplemente no existe en este contexto.

Agravantes: qué hace que la sanción suba de tramo

El artículo 39 de la LISOS establece los criterios que la Inspección aplica para graduar la sanción dentro de la horquilla. Conocerlos permite entender por qué dos empresas con el mismo incumplimiento aparente reciben multas muy distintas:

• Negligencia e intencionalidad. No es lo mismo un fallo puntual del sistema que la ausencia deliberada y sistemática de cualquier registro.
• Perjuicio causado y cantidad defraudada. Si el incumplimiento oculta horas extraordinarias no pagadas o cotizaciones no ingresadas, el importe sube.
• Número de trabajadores afectados. Multiplica el importe base y también agrava la calificación.
• Cifra de negocio y tamaño de la empresa. Se pondera la capacidad económica del infractor.
• Reincidencia. Reiterar una infracción de la misma calificación en el plazo previsto puede llevar la sanción al grado máximo.

A esto se añade un efecto en cadena: la falta de registro rara vez llega sola. Suele arrastrar infracciones conexas por horas extraordinarias no cotizadas (competencia de la Inspección de Seguridad Social) y por incumplimiento de los límites de jornada, lo que convierte una única visita inspectora en varios expedientes simultáneos.

El riesgo silencioso: la inversión de la carga de la prueba

Aquí está el verdadero peligro económico, y suele pasar desapercibido. Cuando un trabajador reclama horas extraordinarias ante el juzgado de lo social, la empresa que no dispone de un registro horario válido queda en una situación probatoria muy débil. La jurisprudencia es reiterada: la ausencia de registro fiable juega en contra del empleador, porque era su obligación legal llevarlo y conservarlo.

En la práctica, esto significa que si no puedes acreditar con datos objetivos las horas realmente trabajadas, el juzgado tiende a dar credibilidad a la estimación razonable que aporte el trabajador. La empresa acaba pagando horas extra que quizá ni siquiera se realizaron, simplemente porque no puede demostrar lo contrario. He visto reclamaciones individuales resolverse con condenas de varios miles de euros que, sumadas al recargo de las cotizaciones y a la propia multa administrativa, multiplican el coste inicial.

Por eso insisto siempre en lo mismo: el registro de jornada no es un trámite burocrático, es tu principal escudo probatorio. Un buen software de control horario no solo evita la multa, sino que te protege frente a reclamaciones infundadas.

Casos reales: cómo se materializan estas multas

La Inspección actúa por tres vías habituales. La primera, la denuncia de un trabajador o exempleado, es con diferencia la más frecuente en pymes: basta un despido conflictivo para que llegue una visita. La segunda son las campañas planificadas por sectores, especialmente hostelería, comercio, construcción y servicios, donde el incumplimiento es histórico. La tercera, las inspecciones derivadas de un accidente laboral, donde comprobar la jornada real es rutinario.

Un patrón que se repite en los expedientes que conozco: la empresa que sí tenía un sistema de registro, aunque fuera imperfecto, y podía mostrarlo de inmediato, suele cerrar la actuación con un simple requerimiento o una sanción en tramo mínimo. La que no tenía nada —o llevaba un cuadrante en Excel modificable a posteriori, que la Inspección no considera fiable— es la que acaba en tramo medio o máximo. La diferencia entre ambos escenarios se cuenta en decenas de miles de euros.

Cómo evitar las multas por no fichar

Cumplir con la normativa es, técnicamente, sencillo. Estos son los requisitos que un sistema debe garantizar para dejarte fuera del radar sancionador:

1. Registro diario y objetivo de la hora de entrada y salida de cada persona trabajadora.
2. Conservación durante cuatro años, accesible para la plantilla, la representación legal y la Inspección.
3. Datos inalterables. Un registro que se pueda editar sin rastro carece de valor probatorio. Este es el punto donde fallan las hojas de cálculo.
4. Acceso ágil para la Inspección, capaz de mostrar los datos en el momento de la visita.

En Nexisra Fichaje diseñamos el sistema precisamente alrededor de estos requisitos. Cada fichaje se almacena en un registro inmutable de tipo INSERT-only con hash SHA-256: los datos no se pueden modificar ni borrar sin dejar traza, lo que le da plena fuerza probatoria ante un juzgado. Incorpora un portal de inspección que muestra los registros a la Inspección en segundos, admite fichaje por web, PIN y QR, y funciona offline como PWA para que un corte de conexión no interrumpa el control horario.

Es un software español pensado para pymes, con planes de 9,99, 19,99 y 39,99 € al mes (hasta 10, 30 y 100 empleados respectivamente), lo que supone desde 0,67 € por empleado. Puedes probarlo 14 días gratis, sin permanencia y sin tarjeta. Comparado con una única multa en tramo mínimo, el retorno de esa inversión es inmediato.

Si quieres profundizar en el marco normativo, te recomiendo nuestra guía de la ley de fichaje digital 2026 y, para entender el alcance completo de la obligación, la guía del control horario obligatorio. Cumplir con la normativa RD-ley 8/2019 y las actualizaciones vigentes en 2026 no es solo evitar una multa: es blindar tu empresa frente a un riesgo económico que casi siempre resulta mayor de lo que parece.

Mandy Cortés, Fundadora & CTO de Nexisra